Lomakkeelle

Johdanto

TIETOSUOJASELOSTE - MAATILA YHTEISENÄ TYÖPAIKKANA – HYVÄT KÄYTÄNNÖT ERI AMMATTIRYHMIEN TYÖTURVALLISUUDEN JA TYÖN SUJUVUUDEN EDISTÄMISESSÄ (MAAYHTEISÖ) -HANKE

Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto Ruralia-instituutti

Lönnrotinkatu 7

50130 Mikkeli

Puhelin: 02941 911 (vaihde)

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mirja Tiihonen

Lönnrotinkatu 7

50130 Mikkeli

mirja.tiihonen@helsinki.fi; puh. +358 (0) 29 4121 399

Rekisterin nimi

Maayhteisö osallistujarekisteri, Helsingin yliopisto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osallistujista kerätään tarvittavat henkilötiedot koulutuksen järjestämiseksi sekä koulutuksesta tiedottamiseksi. Keräämme käyttäjästä vain käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Henkilötietojasi käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• Koulutuksen järjestäminen ja erityistarpeiden huomioiminen
• Koulutuksesta kertominen ja tiedottaminen
• Opintosuoritusten palauttaminen, arviointi ja rekisteröiminen
• Todistusten laatiminen
• Palautteen kerääminen koulutuksesta
• Opetuksen kehittäminen
• Tilastointi ja raportointi
• Vastaavien tapahtumien markkinointi

Henkilötietojasi käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella koulutukseen ilmoittautumisen perusteella.

Rekisterin tietosisältö

Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietojasi:

- Nimi
- Tavanomaiset yhteystiedot
- Koulutukseen osallistumistiedot
- Muut koulutuksen järjestelyjen kannalta välttämättömät ja tarpeelliset tiedot, kuten ruoka-aineallergiat

Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia arkaluonteisia tietoja, mikäli rekisteröitävä niitä ilmoittaa:
- Terveys (allergia- ja ruoka-aineintoleranssitiedot)

Arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän nimenomaisella suostumuksella.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään henkilöltä itseltään koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Tiedot kerätään suoraan ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautumislomakkeiden kautta. Myös sähköpostitse, puhelimitse tai koulutustilaisuudessa ilmoittamiasi tietoja voidaan tallentaa, mikäli niillä on vaikutusta järjestelyihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtumanjärjestäjille, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho.

Mikäli henkilö antaa ilmoittautumislomakkeella luvan, voidaan osallistujan yhteystietoja luovuttaa toisille koulutukseen osallistuville henkilöille.

Maatila yhteisenä työpaikkana – hyvät käytännöt eri ammattiryhmien työturvallisuuden ja työn sujuvuuden edistämisessä (Maayhteisö) -hankkeen päävastuullinen toteuttaja on Luonnonvarakeskus. Hankkeen osatoteuttajia ovat Työtehoseura ry ja Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti.

Helsingin yliopiston Ruralia-instituutti vastaa henkilötietojen keräämisestä ja käsittelemisestä Maayhteisö-hankkeessa järjestettävän koulutuksen osalta. Koulutukseen osallistuvien henkilötietoja voidaan luovuttaa Luonnonvarakeskukselle tai Työtehoseura ry:lle, mikäli se on välttämätöntä koulutuksen toteuttamisen tai hankeraportoinnin vuoksi. Raportointia ja tilastointia varten tiedot luovutetaan anonymisoituna. Hankekumppaneille ei luovuteta arkaluonteisia henkilötietoja.

Luonnonvarakeskus ja Työtehoseura ry käsitelevät luovutettuja henkilötietoja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä ja omien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot sijaitsevat Helsingin yliopiston E-lomakepalvelussa, lisäksi mahdollista paperiaineistoa säilytetään lukitussa tilassa.
ATK:lla käsiteltäviä tietoja säilytetään tietokoneilla, jotka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Verkkoyhteydet ovat suojattuja. Tietoja käsittelevät vain Maayhteisö-hankkeessa työskentelevät henkilöt.

Koulutukseen ilmoittautuneiden henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kuin tietoja tarvitaan koulutuksen toteuttamiseen tai jälkihoitoon, kuitenkin korkeintaan niin pitkään, että hankkeeseen ja sen päättämiseen liittyvät raportointivelvoitteet on hoidettu loppuun.

Yksittäisen koulutustapahtuman (esim. lähiopetustilaisuus) spesifit tiedot poistetaan, kun tietoja ei enää ko. tapahtuman toteuttamiseen tai jälkihoitoon tarvita. Kontaktitietoja voidaan käyttää tulevan saman alan tapahtumatiedotteiden lähettämiseen koulutuksen päättymisen jälkeen, jonka jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:
a) tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
b) jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai
c) käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.


Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi