Lomakkeelle

Johdanto

Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§ sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 25.08.2021. Viimeisin muutos 5.4.2024.

Rekisterinpitäjä

Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry (Sampsa)

Talonpojantie 13, pk, 00790 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Taloudenhoitaja Otto Yrjölä

Talonpojantie 13 pk

00790

otto.yrjola@helsinki.fi / puh. 0449774816

Rekisterin nimi

Sampsa ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.

Rekisterin tietosisältö

• Opintojen aloitusvuosi / starting year in Helsinki university
• Sukunimi / Family name
• Puhelinnumero / Phone number
• Sähköpostiosoite / email address
• Katuosoite / Street address
• Postinumero / Postal code
• Jäsenyystyyppi / Membership type
• Postitoimipaikka / Post office town/city
• Etunimi / First name
• Alakerhojäsenyydet
• Pääasiallinen alakerho / Main subclub
• Annan luvan säilyttää tietojani Sampsan jäsenrekisterissä / I allow my membership information to be stored in the Sampsa ry registry. (Tietojasi käsittelee ainoastaan Sampsa ry:n toimiva taloudenhoitaja). Jos liityin ainaisjäseneksi, annan säilyt

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua jäsenyyden lakkaamisesta. Jäsenrekisteri tyhjennetään lakkaavien jäsenyyksien osalta aina vuodenvaihteessa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla. Jäsenrekisterin luomiseen käytetään Helsingin yliopiston e-lomakepalvelua.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle ja Sampsan alakerhoille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei
luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin
tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina
voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen
lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa
luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jäsenillä on oikeus vaatia omien tietojensa korjausta tai poistamista rekisteristä.